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PARUTION : 17 juin 2010

Focus

C'est déjà demain


	Dématérialiser ses feuilles d’émargement Cegid dont le siège social est à Lyon est un éditeur de progiciels et offre à ses clients des solutions de gestion performantes et complètes. Cegid propose également à ses clients des services associés indispensables au bon déploiement du système d’information et notamment des formations et des prestations de conseil. Le fort volume de ces différentes interventions a conduit l’éditeur à développer une solution (baptisée « SCRIPT ») de dématérialisation des feuilles de présence et des rapports d’intervention. Enjeux et actions a rencontré Jean-Michel Monin, son Directeur de l’Organisation qui nous présente « SCRIPT » et nous explique les gains importants tant en terme de productivité que de fiabilité que cela génère chez Cegid.

Enjeux et actions : Qu’est-ce qui vous a conduit à développer SCRIPT ?
Jean-Michel Monin : 1er éditeur français de logiciels de gestion, Cegid se doit d’accompagner la mise en œuvre des solutions chez ses clients. Des formations sont donc dispensées à nos clients pour une bonne prise en main de nos solutions, sur site ou en école. De même, des interventions techniques d’installation ou de paramétrage peuvent être organisées dans l'entreprise ou à distance. Le bon fonctionnement de cet accompagnement repose en particulier sur une bonne gestion des plannings – assurée par des coordinatrices spécialisées – et du suivi administratif de ces différentes interventions. Nous générons environ 50 000 feuilles de présence et rapports d’intervention par an. Tout ceci était à la fois lourd en terme de délais – 18 jours en moyenne pour recevoir et traiter un document – et comme toute action humaine, source d’erreur. Nous avons donc réfléchi à dématérialiser le processus grâce à un outil que nous avons baptisé SCRIPT.

EA : Comment cela fonctionne-t-il ?
JMM : Nous avons remplacé la feuille de papier par une feuille électronique. Ce e-document, directement émis par l’outil de planning, n’est plus rempli manuellement le jour de la formation par le consultant. Il lui arrive déjà pré-rempli, listant les noms des participants à la formation.
Le consultant nomade est équipé d’une petite tablette périphérique qu’il branche sur son PC et qui permet de faire signer aux présents la feuille à l’aide d’un stylet. Le formulaire ainsi renseigné transmet l’information à notre service planning, permettant immédiatement de disposer d’un document fiable et validé. Ce document est transformé en format PDF et envoyé au client qui dispose ainsi d’un document traçable qu’il peut partager en interne ou en externe. Par ailleurs, le processus est désormais associé à un outil de mesure de la satisfaction : si le stagiaire a indiqué son adresse électronique, il reçoit ensuite un questionnaire par email.

EA : Avez-vous déjà des premiers résultats ?
JMM : 25 % de nos prestations sont d’ores et déjà « scriptées », alors que nous avons démarré en mars. Concernant le process de circulation de ces feuilles de présence, nous sommes passés de 18 jours à 3 jours et sur la facturation de 23 à 5 jours. Nous procédons au déploiement au fur et à mesure de l’équipement de nos collaborateurs. Les clients sont très satisfaits, à tel point que certains nous demandent de les équiper. A terme, nous envisageons d’équiper nos fournisseurs et nos prestataires.
La prochaine étape consistera à dématérialiser l’ensemble de la chaine et de supprimer progressivement les envois papier vers les OPCA. AGEFOS PME est totalement en phase avec cette perspective et participe déjà à notre projet pilote d’échange de documents électroniques.
Toute l’efficacité de la chaine d’activité est renforcée, les délais sont raccourcis, les erreurs manuelles disparaissent et nous consommons moins de papier.

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